Un entorno de base de datos integrada tiene un único gran repositorio de datos, llamado base de datos, que usan de manera simultánea muchos departamentos y usuarios en una organización. Todos los datos que la organización necesita para un grupo específico de aplicaciones, o incluso para todas sus aplicaciones, se almacenan juntos, con tan poca repetición como sea posible. (Nota: Aunque la palabra data (datos) es plural en el inglés usual, es obligatorio usarla como singular y plural en la literatura de bases de datos, como en “datos es” y “datos son”.) En la base de datos pueden aparecer diferentes tipos de registros. Las conexiones lógicas entre los ítems y registros de datos también se almacenan en la base de datos, de modo que el sistema “sabe”, por ejemplo, cuál registro de docente está conectado a un registro de clase particular. La base de datos no es propiedad de un solo departamento, sino que es un recurso compartido. En una organización grande, la base de datos la gestiona un administrador de base de datos (ABD), quien es el responsable de crear y mantener la base de datos para satisfacer las necesidades de los usuarios. Todos los accesos a la base de datos están controlados mediante un sofisticado paquete de software llamado sistema de gestión de base de datos (DBMS, por sus siglas en inglés). Este paquete tiene programas que establecen las estructuras de almacenamiento originales, cargan los datos, aceptan peticiones de datos de programas y usuarios, dan formato a los datos recuperados de modo que aparezcan en la forma que el programa o el usuario esperan, ocultan datos a los que un usuario particular no debe tener acceso, aceptan y realizan actualizaciones, permiten el uso concurrente de los datos sin hacer que los usuarios interfieran unos con otros, y realizan respaldos y procedimientos de recuperación automáticamente. Éstas son sólo algunas de las muchas funciones del sistema de gestión de la base de datos.
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